İş Verilerini Arşivle Yazmalı mıyım?

Herhangi bir iyi iş verimliliği proje planı, ölçüm ve veri depolamayı içerir. Verilerin arşivlenmesine yatırım yapmanız gerekiyor mu? Fiziksel ya da elektronik olmasına bakılmaksızın varolan dosyaların hemen hepsini geçerli ve kullanışlı bir biçimde dönüştürmek kesinlikle mümkün olsa da, zaman ve masrafa değmeye değmez. Hangi dosyaları işlemeniz gerektiğini ve hangi dosyaların olduğu gibi bırakabildiğini anlamak (en azından şimdilik) işlemin daha lezzetli olmasını ve daha verimli olmasını sağlayabilir!

Verileri arşivlemeniz mi gerekiyor?

Ölçme niyetinizin bulunmadığı zaman ve para arşivleme veya eski dosyaları işleme konusunda hata yapma. Önce kendinize birkaç basit soru sorun:

  • Yasal olarak sahip olmak zorunda mısınız? Yarın IRS veya endüstri düzenleyici bir organ tarafından denetleniyorsanız, denetleyiciyi banker kutularının traktör römorkuyla mı yoksa organize bir eklentiyle bir e-postayla mı sunacaksınız? Genel olarak, yalnızca ölçüm yapılması gereken şey & ldquo; olsa bile yasal olarak izlenmesi gereken şeyleri ölçmeniz gerekir. Bu gerekli dosyalarınız var mı? Ve rdquo;

  • Ölçmeniz gerekiyor mu? Doğal olarak, şimdi ölçmeniz gereken veriler önce işlenmesi gereken verilerdir.

  • Mevcut bir bulmaca eksik bir parçası mı? Bazen fiziksel dosyalar elektronik eşyalarından önemli ölçüde farklı veriler içerir. Örneğin, el yazısıyla mektup gönderen müşteriler, çevrimiçi olarak bir açıklama formu dolduran kullanıcılarla aynı değildir; müşteri memnuniyetini yalnızca elektronik gönderimlerinizden ölçüyorsanız, önemli veri parçaları eksik olacaksınız.

  • Aktif olarak referans mı var? Çalışanlarınız müşterinin gönderim etiketini veya sipariş geçmişini almak için her gün bir depoya ya da bir arka odaya gidiyorsa, bu dosyalar işleme paketinin önüne taşınmalıdır. Yanlış veya kaybolan verileri riske atmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanlarınız muhtemelen bir istek aldıklarında dosyalar arasında kalmaya başlamanıza ve ayıklamak zorunda olduğunuzun farkına varmadan daha da kötüleşir.

Verilere şimdi ihtiyacınız var mı?

Bu veriler uygun mu? Belki bir gün arşivlemek isteyeceksiniz, ancak yakın gelecekte yapacağınız ölçümlere dahil edilmeyecekse, başka bir gün için kaydedebilirsiniz. Örneğin, sonunda müşterilerinizin tüm sipariş geçmişlerini almak isteyebilirsiniz, ancak mevcut analizleriniz için yalnızca son 10 yıl değerinde olmanız gerekir.

Verileri saklamanız mı gerekiyor?

Yasal olarak bundan kurtulmanız gerekiyor mu?Bazı endüstrilerde, belli bir süre sonra belirli dosyalara sahip olmak istemiyorsunuz ya da tutamıyorsunuz. Eğer bu dosyaları arşivlerinizde keşfederseniz, hemen onları parçalamalısınız aynı zamanda bu dosyaları önceden belirlenmiş aralıklarla kaldırmak için bir süreç koymalısınız.