Süreç Otomasyonunun Avantaj ve Dezavantajları

Otomasyon kendi başına ya da kuruluşunuz için doğru seçim olmasına rağmen veya verimli olmayabilir. Belirli bir süreci veya görevi otomatikleştirmek için seçim her zaman bilinen faydaları ve maliyetleri tartan en azından bir temel karar ağacından geçmelidir. Ana otomasyon profesyonellerinden bazıları şunlardır:

  • Ölçekte, süreç otomasyonu, yeni idari çalışanları önemli ölçüde maliyet tasarrufu ile işe alma ihtiyacını ortadan kaldırabilir.

  • Otomasyon insan hatalarını ortadan kaldırır.

  • Süreç otomasyonu, kendisini en sıkıcı, yoğun iş görevlerini ortadan kaldırmaya yardımcı olur. Bu, insanların bilgisayarlardan daha iyi yaptıkları görevlerle uğraşmak için iş gücünüzü boşa çıkarır.

Bazı eksiler şunları içerir:

  • Çoğu otomatikleştirmeyi uygulamak, bir dereceye kadar teknik yardıma veya en azından aşinalık gerektirir.

  • Süreç otomasyonu, tanım değişikliğidir ve değişim yönetimi gerektirir.

  • Her yeni otomasyon, çeşitli derecelerde çaba harcanan ve zaman alan Kalite Güvencesi (QA) sürecini gerektirir.

    Otomasyonunuzun çıktılarının mevcut insan güdümlü çabalarınızla aynı (veya daha iyi) olduğundan emin olmanız gerekir. İstediğiniz son şey, altı ayda keşfetmek, otomatikleştirilmiş müşteri hizmetleri sisteminizin 2'ye basan insanlara kapanmasıdır!

Geçerli süreci belgelemek

Her şeyi otomatikleştirmede ilk adım, mevcut enkarnasyonunda nasıl çalıştığını kristal netliğinde anlayabilmenizdir. Bu, hangi bölümlerin otomatik olabileceğini ve bir otomasyonun hangi şekli alabileceğini anlamanıza yardımcı olur. Bu adımın çoğu, kuruluşunuzdaki verimsizliklerin avlanmasıyla halledilebilir.

Yalın stratejisini izlerseniz ve bir değer akışı haritası oluşturduysanız - siparişlerin veya potansiyel müşterilerin, kuruluşunuzdan nasıl girdi aldığını, nihai olarak son ürüne dönüştüğünü gösteren haritalandırılmış bir görsel harita - bu harita bir süreç otomasyonu fırsatları için hazine haritası.

Hazine haritanızı oluşturmak için, en basit ve en doğrudan yol, süreci kendiniz de yürüyelim. (İdeal olarak, iki insanı, diğerinin özlüyor olduğu bir adımda alabileceği varsayımıyla ayrı ayrı yürümek için bulun.) İlk girdinin hangi dönüşümlerin geçmesi gerektiğini tam olarak belgeleyen her adımda süreci takip edin , nihai ürün haline gelmek için ona kim dokunursa, neyin beklediği vb.

Yalın yedi atığa (aşırı üretim, bekleme, taşıma, gereksiz işleme, gereksiz envanter, aşırı hareket ve kusurlar) dikkat edin.Bunlar genellikle otomasyon için olgunlaşırlar.

Süreçte her ne kadar önemsiz veya hızlı olursanız olun, her adımda "5 Whys. "Neden bu adım burada? Yanıt olarak, "Neden? "Beş kez tekrarlayın. Bu, adımın tümünü potansiyel olarak elden çikarip atamayacağinizi belirlemenize yardimci olur (belki de önceki bir süreç için eski bir kalidir - bunlarin kaç tanesinin asıldığına şaşıracaksınız!), Veya bazılarını veya tümünü otomatikleştirebilirsiniz. o.