Etkinlik Planlama Kontrol Listesi

Proje Yönetimi Kısmı Aptallar Cheat Sheet

için Kontrol Listeleri Bu kontrol listesi, proje yönetiminiz için bir etkinlik ağını bir araya getirmek için temel oluşturur. Genel proje çizelgeleme yazılımının sunduğu şey budur, çünkü genellikle Gantt Şeması ile takip edersiniz. Ürün adlarını başlıklar olarak kullanın ve her biri altında o ürünü oluşturmanız gereken etkinlikleri listeleyin. Faaliyet planlarınızı kontrol etmeye geldiğinizde, bu kontrol listesini çalıştırın.

  • Tamamlayıcılık: Her ürünü etkinlik planına bir başlık olarak kopyaladınız mı? Dış ürünler haricinde, her ürünün oluşturulması için gerekli çalışmaları kapsayacak şekilde listelenen en az bir etkinlik olduğunuzdan emin olun.

  • Harici ürünler: Dışardan içeri giren herhangi bir etkinliğe ihtiyacınız olup olmadığını kontrol edin. Projeniz o öğeyi oluşturmaktan sorumlu olmasa da, denetlemek veya yüklemek için bir etkinliğe ihtiyaç duyarsınız.

  • Kalite: Her bir ürünün test edilmesi ve ardından kalite denetimleri gibi proje çapında kalite faaliyetleri gibi gerekli kalite faaliyetlerini eklediğinizden emin olun.

  • Doğru bağımlılıkları: Her etkinlik bağımlılığını, doğruluğundan emin olmak için ve ayrıca İş Akışı Diyagramında belirlediğiniz bağımlılıklarla aynı doğrultuda olduğundan emin olun.

  • Çakışmalar: İlk etkinlik tamamlanmadan ikinci bir etkinliğin başlatılabileceği üst üste binmeyi kaçırmadığınızdan emin olun.

  • Lags: Birinci faaliyet tamamlandıktan sonra ikinci bir etkinliğin hemen başlayamadığı gecikmeleri kontrol edin. Örneğin, iş sözleşmeleri gönderildikten sonraki gün yeni personelin teşvik eğitimine başlayamazsınız. Çoğu insan, kuruluşunuza katılmadan önce mevcut işverenleriyle bir süre çalışmak zorunda kalacak ve böylece dört hafta gecikmeye ve muhtemelen daha fazlasına izin verebilirsiniz.

  • Projeler arası bağımlılıklar (gelen): Ürün planlarınızdaki projeler arası bağımlılıkları not edin. Ardından, etkinliğinizin zamanlamasının diğer projelerden gelen gerekli girdilerin mevcudiyeti ile uyumlu olduğundan emin olun.

  • Projeler arası bağımlılıklar (giden): Başka bir projenin projenizden ihtiyaç duyduğu yerlerde, zamanında ürettiğinizden emin olun. Diğer proje, ürünün hazır olmasını beklerken bir ara verebilir mi, yoksa projenizi daha önce oluşturmak için projenizi ayarlamanız mı gerekiyor?

  • Tatil günleri: Planlanan etkinliklerin tamamının iş günü olduğunu kontrol edin ve resmi tatillerden kaçının.Bir bilgisayar kullanıyorsanız, herhangi bir sorundan sizi uyarmalıydı, ancak bu nedenle bile ulusal tatillerin proje takviminde doğru şekilde gösterildiğinden emin olun.

  • Personelin kullanılabilirliği: Personelin yalnızca proje sunulacağı zaman planlandığından emin olun. Kişisel tatiller rezervasyonu ve diğer projelerde çalışmak gibi şeyleri hesaba kattığınızdan emin olun.

  • Personel kapasitesi: Proje çalışanları için planlanan çalışmaların kapasiteleri ile uyumlu olup olmadığını kontrol edin. Birisi, projenizin sadece yüzde on zamanı projeniz için mevcutsa, etkinliklerinin bir gün süren işin on geçen gün sürdüğünü yansıttığından emin olun.

  • Teslimat süreleri: Tedarik gibi konularda yeterli zaman ayırdığınızdan emin olun. Bir tedarikçi bir emri e-postayla gönderdikten bir saniye sonra ön büroya mal teslim etmeyecektir.

  • Onay süreleri: Onaylar için gerçekçi bir dönüş sürenizi kontrol edin. Bu kontrol hem iç onaylara (örneğin, tasarım özelliklerini kabul etmek gibi) ve harici olanlara (bina uzantıları için planlama izni) uygulanır.

  • Kritik Yol: Kritik Yolu'nda hangi faaliyetlerin bulunduğundan ve açık kritik olanlara dikkat edin. Aktivite zincirleri, bir Gantt üzerinde pek iyi görünmediğinden, etkinlik ağınız özellikle yararlı olacaktır.

  • Acil Durum: Planda yeterince ihtiyati var mı ve görünür durumda mı? Bir şeylerin ters gitmesi gerekiyor ve ihtimal yoksa, en iyi ihtimalle sorun arıyor ve başarısızlığı en kötü ihtimalle projelendiriyor. Kritik Yol'u ya da bu tekniği kullanıyorsanız Kritik Zinciri korumak için ihtiyatlı olduğunuzdan emin olun.

  • Kilitlenebilir faaliyetler: Zaman baskısı altındaysanız, hangi faaliyetlerin çökebilir olabileceğini belirleyin. Bir etkinliği çökertmek, işe daha fazla kaynak koyarak süresini azaltmak demektir. Bazı etkinlikler çarpmak için uygundur, ancak bazıları değildir.

  • Yönetim ürünleri: Sahne Planları hazırlama, İş Çantasını güncel tutma ve düzenli ilerleme raporları oluşturma gibi yönetim ürünlerini yaratma ve güncelleme için vakt ve gerçekçi zamanlamanız olup olmadığını kontrol edin.

  • Kontrol: Kontrolün ilerleme, risk, kalite ve diğer yönlerini kontrol etmek için proje yönetimi sürenizi unutmayın. Bunun için ne kadar zamanınızın olması gerektiği konusunda gerçekçi olun, yoksa gereksiz baskılar ve daha büyük sorunlarla karşı karşıya kalırsınız çünkü işleri özlüyor ve zamanında düzeltici önlemler almıyorlardı.

  • Proje notları ve değişikliği: Problem araştırması, yeni tespit edilen riskleri araştırmak, değişim talepleri ile uğraşmak ve onları teşvik etmek için sadece takım üyelerini ziyaret etmek gibi şeyler için sürekli yönetim faaliyetleri inşa ettiğinizden ve kaynak sağladığınızdan emin olun.